Servicio de Correo Electrónico Certificado

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Servicio que permite a los suscriptores tener las notificaciones electrónicas de sus correos electrónicos cumpliendo con los términos de ley, demostrando que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, permitiendo determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje. Lo anterior por medio de una Plataforma electrónica utilizada como medio válido de notificación electrónica de mensajes de datos.

El Servicio de correo electrónico y comunicaciones certificadas cuenta con la misma validez jurídica y probatoria de un envío postal certificado por medios físicos. Usted tendrá un equivalente funcional al correo certificado físico según lo establecido por la normatividad colombiana.

Garantizamos trazabilidad en todas las etapas de sus comunicaciones y de esta manera damos cumplimiento a la normativa vigente en lo que refiere a comunicaciones certificadas:

              Ley 1437 de 2011.

              Decreto Ley 019 de 2012.

              Directiva Presidencial 04 de 2012.

              Decreto 2693 de 2012.

Las comunicaciones son certificadas por GSE S.A, como tercero de confianza, generando un acta que incluye trazabilidad y auditoría de la comunicación, junto con sus documentos y datos, que firma con su certificado digital y añade un sello de tiempo de una Autoridad de Certificación homologada.

El servicio de envío de correos certificado genera evidencias de:

              Prueba de transmisión.

              Prueba de recepción.

              Acceso a la información.

              Integridad del contenido.

              Identidad del emisor y receptor.

              Sello de hora oficial.

              Evidencia Admisible.

              Equivalencia Funcional.

Características Técnicas del Correo Electrónico Certificado

Nuestro modelo de operación de la plataforma comprende las siguientes acciones:

1. Preparación de la comunicación: Disponemos de una interfaz interna de conformación de la notificación a enviar, destinatario, asunto, cuerpo del mensaje y función cargar archivo/adjunto.

2. Integración con servicios de correo (Outlook Express, Microsoft Outlook 365, entre otras): Para enviar comunicaciones certificadas agregue.esignamail.com al correo del destinatario. Ejemplo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

3. Conformación Acta de Comunicación: La comunicación es enviada a través de nuestra infraestructura SMTP y damos inicio a la conformación del acta de comunicación; ésta contiene datos de la creación del mensaje, resguardo de llegada en el servidor del destinatario,  y las constancias de lectura (registramos todos y cada uno de los accesos al contenido) Registramos igualmente la fecha y hora legal colombiana, direcciones IP del destinatario, sistemas operativos y tecnología empleada en el momento del acceso al contenido.

4. Acceso al (los) Archivo(s) Adjunto(s): Nuestra tecnología está siempre orientada a brindar seguridad y confiabilidad en la información reportada, es por esta razón que los archivos adjuntos enviados a través de nuestra plataforma son custodiados en nuestra nube de forma segura, cuando el destinatario recibe una comunicación certificada recibe un link que deberá seguir para acceder a los datos adjuntos. Allí podrá descargarlos o visualizarlos directamente.

5. Estadísticas de uso: Nuestro servicio dispone de 3 tipos de estadísticas o informes de gestión inmediata desde nuestra aplicación.

6. Custodia de las actas de comunicación: conserva la totalidad de las actas de comunicación en cualquiera de sus estados y de esta misma forma ofrece actualización en el momento en el que se produzca una notificación de acceso a los contenidos, así mismo las actas podrán ser descargadas de la plataforma en formato PDF. Estas actas cuentan con los estándares actuales de conservación documental electrónica, documentos en formato PDF/A V.1 + Firma Digital en formato PAdES LTV (firma embebida en PDF) + Estampado Cronológico.

7. Integración con Servicios Web: Dispone de un servicio web que ofrece varios métodos, como el envío de una comunicación, visualizar el estado de una comunicación y permitir la descarga del acta de una comunicación.

Características técnicas del Acta de Acuse de Recibo

CARACTERÍSTICA

ESPECIFICACION TECNICA

Formatos de Firma Digital para las Actas de Acuse de Recibo.

·          RFC 5126 CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES)

·          RFC 5652 Cryptographic Message Syntax (CMS).

·          ETSI TS 101 733 CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES)

·          W3C XML Advanced Electronic Signatures (XAdES)

·          ETSI TS (EN) 101 903 XML Advanced Electronic Signatures (XAdES)

·          ETSI TS(EN) 102 778 PDF Advanced Electronic Signature Profiles (PAdES).

Protocolo de estampado cronológico para las Actas de Acuse de Recibo

·          RFC 3161 - Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp Protocol (TSP)

·          RFC 3126 Electronic Signature Formats for long term electronic signatures.

·          RFC 5905 - Network Time Protocol Version 4: Protocol and Algorithms Specification

·          Protocolo ANSI ASC X9.95

Fuente de Tiempo del servicio de estampado

 

Hora oficial de Colombia horalegal.inm.gov.co., provista por el Instituto Nacional de Metrología. Los servidores se mantienen actualizados con lo hora UTC, mediante sincronización a través del protocolo NTP v4, conforme al RFC 5905.

Teléfono: +57 1 7051888, Calle 73 # 7 – 31 Piso 7 Torre B Bogotá - Colombia
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